Eine Fortbildung bei der Pharmafirma xy, ein Kompakttag beim IhF, Qualitätszirkel mit den Kolleg*innen aus dem Stadtteil, eine Woche in Bad Orb bei der Practica. Jetzt gibt es erstmals über den Deutschen Hausärzteverband eine einfache Möglichkeit die Fortbildungen zu verwalten und zentral den Nachweis zu erbringen.

Dabei kann es so einfach sein. Ein Scanner oder die Fortbildungs-App für den/die Moderator*in, Ausweise für die Teilnehmer*innen und clevere Software im Hintergrund. Moderator*innen legen einmal initial die Fortbildungs-Daten im Arztportal des Hausärzteverbandes an. Nach der Veranstaltung scannen sie den Teilnahmeausweis mit dem Barcode oder geben die Daten in die App ein.

Sobald der/die Moderator*in online ist, werden die Daten über eine gesicherte Verbindung direkt an das zentrale Verwaltungssystem übertragen. Dort werden sie überprüft und in das Fortbildungskonto der Teilnehmer*innen integriert. Zusätzlich erfolgt automatisch die Überprüfung der Vertragskonformität der Teilnehmer*innen für die HzV-Verträge und – bei Zustimmung – die Weitergabe an die zuständige KV, die Bundesärztekammer und die Landesärztekammern.

Natürlich können mit der Anwendung auch Anmeldebestätigungen, Rechnungen, Teilnahmezertifikate, etc. erstellt und automatisch versandt werden. Darüber hinaus können auch die Teilnehmer*innen selbst – Ärzt*innen oder medizinische Fachangestellte (MFA) – ihre Daten jederzeit online einsehen. Ebenso werden weitere Teilnahmedaten von externen Schulungsdienstleistern integriert und angezeigt.

Ein weiteres Feature: im öffentlichen Teil des Arztportals besteht die Möglichkeit für Ärzt*innen oder MFA, Fortbildungen online zu buchen. Veranstaltungen werden von den eingebundenen Veranstaltern, z.B. dem Institut für hausärztliche Fortbildungen (IhF), der hausärztlichen Vertragsgemeinschaft (HÄVG) oder den Landesverbänden der Hausärzte, in das Verwaltungssystem eingegeben und können dann online gestellt und direkt gebucht werden.

Die Vorteile für die Prozessbeteiligten liegen auf der Hand:

• Teilnehmer*innen: einfaches Buchen, schnelle und korrekte Erfassung, jederzeit den Überblick über das eigene Fortbildungskonto
• Verbände: automatische Prüfung, Integration, Kontrolle und ggf. Weitergabe der Daten
• Fortbildungsanbieter: Online-Plattform, schnelle und Workflow-gestützte Prozesse bei der Verwaltung der Daten.

Wir haben gemeinsam mit dem Deutschen Hausärzteverband das Konzept für die Verarbeitung der Fortbildungsprozesse erstellt und auf Basis von JAVA Technologien umgesetzt. Die App wurde auf Basis von iOS und Android optimiert für Smartphones entwickelt. Das Kernprojekt wurde mit der SCRUM Methode innerhalb von 9 Monaten umgesetzt. 

Zusammen mit dem Deutschen Hausärzteverband haben wir ein System entwickelt, mit dem sich alle Prozesse transparent und effektiv anzeigen und bearbeiten lassen: von der Erfassung der Daten, über die Verwaltung und Abrechnung bis zur Auflistung der besuchten Fortbildungen für die Verbände und Teilnehmer*innen.