Transformation - der Weg zur agilen Organisation

Dynamische Märkte, wachsender Wettbewerb und permanente Veränderungen machen es erforderlich, flexibel zu sein und Strategien und Geschäftsmodelle schnell anpassen zu können. Das bedeutet, sich als Unternehmen ständig weiterentwickeln und wandeln zu können. Vor diesem Hintergrund gewinnen agile Werte, Prinzipien, Praktiken und Methoden immer mehr an Bedeutung.

Agiles Mindset als Basis für die agile Transformation

Agilität ist eine Haltung, ein Mindset. Diese wird immer auch durch unsere aus Erfahrung gewonnenen Einstellungen und Ansichten geprägt. Im ersten Schritt eines agilen Transformationsprozesses gilt es daher, eine agile Haltung (zurück) zu erlangen und in der Organisationskultur zu verankern. Dafür sind kontinuierliches Lernen, wiederholtes Üben und die daraus wachsende Erfahrung notwendig.

Agile Transformation Schichtenmodell

Diese Arbeit an Ihrer Haltung, Ihrem Mindset und Ihrer Kultur erscheint auf den ersten Blick weitaus schwieriger und langwieriger als die sehr beliebte Einführung von Tools, ist jedoch wesentlich nachhaltiger und wirkungsvoller. Nur mit einer gelebten agilen Haltung werden Sie in der Lage sein, auf evolutionäre Weise für Ihre Organisation individuelle Lösungen zu finden, um komplexen Herausforderungen sinnhaft zu begegnen.  

„Den richtigen Weg“ für eine agile Transformation kann es nicht geben, denn jede Organisation ist so individuell wie ein Fingerabdruck. Das liegt daran, dass sowohl die Menschen, die darin arbeiten, die expliziten und impliziten Regeln, die Prozesse, die Produkte, das Marktumfeld und vieles, vieles mehr in einer einzigartigen Konstellation interagieren. Diese Erkenntnis ist eine Grundannahme des agilen Mindsets. Der Weg zur agilen Organisation ist daher oft eine lange Reise mit vielen Verzweigungen. Damit das gute, richtige und notwendige Experimentieren dennoch zielgerichtet und strukturiert erfolgt, haben wir unser PI Modell entwickelt.

Das PI Modell: Durch strukturiertes Experimentieren zur agilen Organisation

Agilität ist für uns kein Selbstzweck, sondern eine Grundhaltung, die, sinnvoll eingesetzt, einen Wettbewerbsvorteil bietet. Wir glauben, dass eine menschzentrierte und komplexitätsbewusste Betrachtung der Schlüssel zum Erfolg in der heutigen Welt ist. Die menschenzentrierte Sicht schließt sowohl Mitarbeiter als auch Kunden ein.  

Im Zentrum unseres PI Modells steht immer die Vision, nach der wir durch kontinuierliche und absichtliche Verbesserung von Output und Outcome streben. Motor der Verbesserung sind die Menschen, die diese Vision durch ihre Arbeit verwirklichen.

Das PI Modell ist kein Tool, sondern ein Betrachtungsmodell, welches bei der Reflexion der eigenen Aufbau- und Ablauforganisation und deren Veränderungsbereitschaft unterstützt. Warum PI Modell? PI steht für People Interactions. Denn Interaktionen gestalten und bestimmen Systeme und haben somit uneingeschränkten Einfluss auf den Erfolg eben dieser.

Agile Transformation: PI Modell

Auf Basis relevanter theoretischer Ansätze sowie unserer Erfahrung haben wir die nachfolgenden vier Kategorien als Betrachtungswinkel für unser PI Modell zur Transformationsbegleitung identifiziert: System, People, Learning und Production. 

System

Organisationen und Teams sind komplexe Systeme, die sich in einer komplexen, sich stetig ändernden Umwelt bewegen. Sie bestehen aus den Beziehungen, Interaktionen und Reglementierungen ihrer Mitglieder, welche wir im Rahmen einer Begleitung näher betrachten.  

People

Unsere Sicht auf uns Menschen ist die, dass wir alle ein inhärentes Bedürfnis nach Nutzung unseres Potentials haben, dass wir intrinsisch motiviert und fähig zur Selbststeuerung sind.  Als Teil von Systemen zeigen und verhalten wir uns so, wie man uns Raum dafür gibt sowie auf Basis der Erfahrungen, die wir sammeln. Diese Erfahrungen wiederum beeinflussen unser Verhalten und die Interpretation des Verhaltens anderer.   

Learning

Beim Blickwinkel Learning geht es vor allem darum, aus Erfahrungen nachhaltige Weiterentwicklung zu generieren. Eine komplexe, sich stetig wandelnde Umwelt erfordert kontinuierliche Anpassung, Veränderungsbereitschaft und Offenheit gegenüber Neuem. Wie lernt Ihre Organisation und wie lernen deren Mitglieder, welchen Raum hat und welche Rolle spielt Innovation in der Organisation?  

Production  

Wie passiert Arbeit in der Organisation? Welche Werkzeuge und Methoden werden entlang der Wertschöpfungskette genutzt, wie ist die Arbeit organisiert? Wie schnell und mit welcher Qualität können Produkte ausgeliefert werden? Die Beantwortung dieser und weiterer Fragen rund um Ihre Arbeitsprozesse rundet unsere Betrachtung Ihrer Organisation ab.

Im äußeren Zirkel sehen wir das Werkzeugset, mit dem sich die unterschiedlichen Themen experimentell bearbeiten lassen: Leadership & Culture sowie Lean Management & Production.   

Leadership & Culture

Organisationskultur, Führungskultur, Arbeitskultur: Der Kulturbegriff ist allgegenwärtig und wird häufig in einem Atemzug mit Themen wie Change, Wandel oder Transformation genannt. Wie eine Kultur entsteht, sich entwickelt und wechselseitig Einfluss nimmt auf die Mitglieder einer Organisation, ist ein entscheidender Teil unserer Arbeit – und sollte es auch für Ihre Arbeit werden. Wir betrachten die agile Transformation als Kulturwandel, der vorrangig durch neue Führungsprinzipien geprägt ist. Diese neue Art der Führung wird mit dem Begriff Leadership umschrieben. Durch Leadership schaffen wir positive Erfahrungen und sind somit Vorbild für eine neue Kultur des Miteinander Arbeitens. Dies ist ein unverzichtbarer Part bei der Transformation.

Lean Management & Production

Ziel des Lean Managements ist es, alle notwendigen Aktivitäten entlang der Wertschöpfungskette optimal aufeinander abzustimmen und Verschwendung zu vermeiden. Hierbei kommen neben kontinuierlichen Verbesserungsprozessen auch Prinzipien und Praktiken, aus z.B. Kanban zum Einsatz. Wir nutzen diese Ansätze bei unserer Arbeit mit Ihnen, um das bestehende System aus zwei Perspektiven zu Prüfen und zu Verbessern – aus der Perspektive des Unternehmens selbst und aus der Sicht seiner Kunden.

Arten von Arbeit

Die unterschiedlichen Ebenen des Modells spiegeln aus unserer Sicht unterschiedliche Arten von Arbeit wider: 

Agile Transformation: Arten von Arbeit

Geplante Arbeit

Wir sprechen hier vom klassischen Tagesgeschäft, den Routinetätigkeiten, dem sogenannten „Grundrauschen“. Diese Form der Arbeit ist planbar und klar geregelt. Jede Rolle im Unternehmen hat einen Anteil an geplanter Arbeit, der jedoch stark variieren kann.

Geringfügig volatile Arbeit

Bei dieser Art von Arbeit sprechen wir in der Regel von Projekten oder Initiativen, zum Teil auch von wiederkehrenden Abläufen mit geringer Komplexität, die in deutlich geringerer Frequenz auftreten. Diese Arbeit unterscheidet sich nur geringfügig von bereits erledigten Aufgaben und Herausforderungen, zeichnen sich jedoch durch ihre fokussierte Anstrengung und hohe Priorität gegenüber dem Tagesgeschäft aus.

Experimentelle Arbeit  

Bei experimenteller Arbeit geht es darum, durch Ausprobieren Hypothesen zur Erreichung von Geschäftszielen zu validieren. In einem geschützten Rahmen experimentieren Teams iterativ-inkrementell (schrittweise und aufeinander aufbauend) mit der Aufgabe den Erkenntnisgewinn zu teilen.

Ungeplante Arbeit

Unsere komplexe Arbeits- respektive Umwelt sorgt stets für sich ändernde Rahmenbedingungen und daraus resultierend für ungeplante Arbeit.  

All diese unterschiedlichen Arten von Arbeit bedürfen unterschiedlicher Strategien und Methoden. Auch wenn in beliebigen Rollenbeschreibungen in einem Unternehmen vermutlich alle Arten von Arbeit enthalten sind, so gibt es doch gewisse Schwerpunkte. Wir gruppieren die unterschiedlichen Wertschöpfungsketten in Teams, die wir unterschiedlich strukturieren. Diese Teams, mit ihrer jeweils eigenen Arbeitsstruktur, interagieren in einem Firmenökosystem wie in einem Netzwerk: mit hohem Alignment und hoher Autonomie.

Agile Transformation: Organisationsentwicklung

Eine solche Netzwerkorganisation ist eine Abkehr weg von der traditionellen Hierarchie-Pyramide hin zu einer organischen, auf Rollen und Verantwortungen strukturierten Unternehmung mit hoher Resilienz.

Arten von Teams

Grundsätzlich unterscheiden wir drei Arten von Teams: Vision Team, Action Team/s und Experiment Team/s. Während das Vision Team die Verantwortung für die Ausrichtung und Orientierung des Unternehmens hat und daher unique sein muss, bilden die Action Teams die einzelnen Wertschöpfungsketten im Unternehmen ab, z.B. die unterschiedlichen Produktlinien. Die Experimente Teams hingegen sind flüchtige Organismen, welche durch experimentelles Vorgehen neue Arbeitsweisen, -methoden, -mittel oder Produkte erproben und bei Erfolg eine Einführung dieser anstoßen.

Agile Transformation: Teamarten

Jede Art von Team hat andere Aufgaben, Strukturen und Interaktionen mit den anderen Elementen im Netzwerk:  

Vision Team

Das Zielbild der Organisation zu entwickeln ist der Startpunkt für eine erfolgreiche Transformation und richtungsweisend für die Strategie. Das Vision Team übernimmt Verantwortung für Entwicklung und Kommunikation der Vision sowie die Übersetzung dieser in operative Maßnahmen.

Action Team/s  

Der Name ist Programm: Action Teams operationalisieren die strategischen Maßnahmen, die auf die Vision der Organisation einzahlen.  

Experiment Team/s

Ein stetes Experimentieren in einer “safe to fail” Umgebung unterstützt Lernen, stößt Veränderung an und ermöglicht Innovation in der Organisation. Durch das Aufsetzen eines Experimente Frameworks sowie eines oder sogar mehrerer dazugehöriger Teams, können Nutzenhypothesen in einer sicheren Umgebung schnell validiert werden.

Praktiken und Tools  

Um das Alignment, die Transparenz und die fokussierte Interaktion sicher zu stellen, haben sich verschiedene Praktiken und Tools als hilfreich erwiesen: das Vision Board, das Action & Experiment Board und das Experiment Canvas.

Agile Transformation Tools

Vision Board

Das Vision Board dient der Visualisierung Ihrer Vision und Ihrer Ziele. Wo soll die Reise hingehen? Gemeinsam klare Ziele zu entwickeln und sichtbar zu machen, ist der erste Schritt in Richtung Ihrer Transformation. Diese Ziele unterstützen bei der Kommunikation ins Team und der schrittweisen Annäherung an die Vision.

Action & Experiment Board

Das Action Board folgt dem Vision Board und stellt folgende Fragen:
•    Was gibt es zu tun, um Ihr Zielbild, Ihre Vision zu erreichen?
•    Was sind die ersten Schritte?
•    Was kann uns potenziell unterstützen und was hindern?
•    Wie kann die Umsetzung aussehen?

Das Experiment Board kann ein Teil des Action Boards sein oder auch eigenständig stehen. Hier stehen folgende Fragen im Mittelpunkt:
•    Welche Experimente starten wir, um zu lernen?
•    Welche Nutzenhypothesen legen wir den Experimenten zu Grunde?
•    Wie lauten die Rahmenbedingungen (Wer, Wann, Wie lange, … )?

Experiment Canvas

Das Experiment Canvas unterstützt bei Strukturierung, Umsetzung und Transparenz von Experimenten. Die Beantwortung der Fragestellungen im Vorfeld unterstützt ein gemeinsames Verständnis und ist Grundlage für eine effiziente Erprobung und Auswertung der formulierten Nutzenhypothese/n.

Agile Transformation Experimentecanvas

Unsere Rolle und unser Beitrag in Ihrem Transformationsprozess

Zu den Schlüsselqualifikationen eines Agile Coaches gehört das Begleiten von Veränderungsprozessen auf fachlicher, organisatorischer, teaminterner und individueller Ebene.

Wie sieht also der Prozess aus? Inzwischen sollte klar sein, dass wir jedes Unternehmen mit seinem Umfeld und seinen Herausforderungen als einzigartig betrachten. Das heißt: Eine Lösungsschablone gibt es nicht, wohl aber ein strukturiertes Vorgehen. Unsere Bausteine sind die folgenden:

•    Auftragsklärung
•    Analysephase
•    Wissensaufbau
•    Strategie
•    Experimente

Agile Transformation CISS PI Ansatz

Auftragsklärung

Wir starten stets mit der Auftragsklärung, um sicherzugehen, dass wir Ihr Anliegen verstehen. Dies begleiten wir mit einem Workshop, um Ihre Motivation, Ziele und Gedanken sowie Erwartungen an uns zu verstehen und zu reflektieren.

Analysephase

In unserer ca. 4-wöchigen Analysephase begleiten wir Sie in Ihrem Arbeitsalltag. Mithilfe von Einzelgesprächen, Interviews, Meetingbegleitung und den daraus gewonnen Beobachtungen erarbeiten wir uns ein unabhängiges Bild der Ausgangssituation. Zum Abschluss der Analyse stellen wir das von uns gewonnene Bild Ihrer Selbsteinschätzung gegenüber und reflektieren gemeinsam das Ergebnis.

Wissensaufbau

Je nach Ergebnis der Analysephase schließen wir unseren bedarfsgerecht angepassten Baustein des Wissensaufbaus an. Wir entwickeln mit Ihnen ein gemeinsames Verständnis über Definitionen, Theorien und Modelle, um eine Grundlage für die angestrebten Veränderungsprozesse zu schaffen.

Strategie

Nach der Standortbestimmung und der Schaffung eines gemeinsamen Verständnisses, richten wir unser Augenmerk auf die Zukunft. Wir schaffen Alignment über Unternehmensziele sowie die Geschäftsziele Ihres Bereichs und identifizieren dafür relevante Fähigkeiten und Strukturen.

Experimente

Experiment Teams validieren Nutzenhypothesen mithilfe des Experiment Canvas zur Erreichung der erklärten Geschäftsziele in einem geschützten Rahmen.

Ergebnis und Qualitätssicherung

Die Sicherstellung einer steten Reflektion der gemachten Beobachtungen innerhalb unseres Coaching Teams stellt sicher, dass wir Sie kompetent während Ihrer Transformation begleiten. Dies geschieht durch bedarfsgerechte Vermittlung von Wissen, Einzel- und Teamcoachings sowie Workshops und Begleitung Ihrer Mitarbeiter in Ihren Rollen.

Im Ergebnis haben Sie mit Ihrer Organisation die ersten Schritte hin zu einem effektiveren und anpassungsfähigen Unternehmen entwickelt. Die in der Analysephase identifizierten Handlungsfelder sind aufgelöst und Sie als Organisation können den weiteren Weg aus eigener Kraft weiter gehen und die Transformation vorantreiben.


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Agile Coaching

Neben unseren individuellen Coachings und der Begleitung im Transformationsprozess bieten wir auch offene oder firmeninterne Trainings an:

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