Verantwortung übernehmen

Wie die CI Software Solutions (CISS) lernte, dass Eigenverantwortung und Selbstorganisation kein Selbstläufer, sondern ein längerer Lernprozess ist.

Abbildung 1: Die Ergebnisse der Mitarbeiterbefragung im Bereich CISS-Zufriedenheit wurde für alle per Sketchnoting wunderschön illustriert. Die Freitextkommentare wurden explizit und anonym aufgelistet.

Mitarbeiterbefragungen sind wichtig. Sie können, führt man sie denn regelmäßig und mit der festen Absicht durch, auch wirklich Erkenntnisse und Verbesserungen abzuleiten, einen großen Mehrwert in einem Unternehmen darstellen. Zudem helfen sie den eher schüchternen KollegInnen dabei, ihr Feedback einzubringen, selbst wenn sie eine offene Feedbackkultur befremdlich empfinden. Auch wir dürfen in regelmäßigen Abständen an solchen Befragungen teilnehmen, die von einem externen Dienstleister aufbereitet werden. Die Beteiligungsquote ist hoch und somit aussagekräftig. In der Vergangenheit wurden dadurch konkret auffallende, firmenübergreifende Themen zunächst priorisiert, dann angegangen und versucht, diese zur Zufriedenheit aller abzustellen. Gerade bei konkret zu benennenden und allübergreifenden, klaren Rückmeldungen konnte man Missstände für alle – und vor allem einvernehmlich und ohne weitere Rückkopplungen abzuwarten – beheben.

Bei der letzten Befragung gab es im Bereich der CISS-spezifischen Fragen auch viele Freitext-Kommentare und Hinweise, wo etwas in unserer Unit schieflaufen könnte. Inhaltlich war oft nicht sofort zu erkennen, wo denn nun eigentlich der Schuh drückt. Es wurde daher zunächst versucht, diese wertvollen Rückmeldungen in grobe Themenblöcke einzuteilen. Dies geschah auch in der Hoffnung, der ein oder andere würde sich wiedererkennen und sich „seinem“ Thema auch in der folgenden Diskussion – intrinsisch motiviert – annehmen.

Klare Sache: Alle sollen das erarbeiten

Wie gehen wir es also am besten an? Für alle war von Anfang an klar, dass sowohl die Themen aus den frei formulierten Hinweisen, als auch alle anderen Rückmeldungen aus der Mitarbeiterbefragung gemeinschaftlich geklärt werden müssen. Also wurde kurzerhand zu einem CISS Offsite-Event eingeladen. An diesem Tag sollten die "Schmerzpunkte" genauer unter die Lupe genommen und priorisiert werden. Die sich daraus ergebenden Aufgaben sollten in kleinen Teams bearbeitet werden. Die zu diskutierenden Themen gingen von: "Was verstehen wir unter agilem Arbeiten?" und "Arbeitsplatzgestaltung", über "Personalentwicklung" und "Alte Firmenregelungen" bis hin zum "Transparenten Gehalt". Beim Offsite fanden sich zu jedem Thema Gruppen zusammen, die dieses gezielt vorantreiben wollten. Es wurden darüber hinaus einige neue Dinge identifiziert, die es anzugehen galt. Es gab viel hilfreiches Feedback, fruchtbare Diskussionen und tolle Impulse, die am Ende zu weiteren Maßnahmen (für die Zukunft) führten.

Dinge zu identifizieren geht schnell

Ein gutes Gefühl für die Mitarbeiter, die so jedes Thema konkret diskutieren und Ihre Meinungen einbringen konnten. Doch allein geschehen war noch nicht viel. Denn die eigentliche Herausforderung – nämlich die Umsetzung - stand nun allen KollegInnen noch bevor. Zu inhaltlichen Themen gesellten sich formale und organisatorische Dinge wie: "Wie treffen wir Entscheidungen für alle?", "Wie bekommen wir den Raum und die Zeit, um uns darum zu kümmern?", "Welche Dinge dürfen wir eigentlich selbst entscheiden?", "Welche rechtlichen Einschränkungen gibt es?" usw.

Bis hier war alles relativ geschmeidig verlaufen und das Gefühl bei den Mitwirkenden war großartig! Die CISS gab uns den Raum, die Zeit und finanzielle Mittel, um uns Gedanken zu machen, unseren Job, den Arbeitsplatz, die Firmenkultur und andere Dinge noch besser zu machen. Welcher der vielen Angestellten in großen Konzernen da draußen kann das schon von sich behaupten? Ich kenne nicht sehr viele.

Von Plan und Wirklichkeit

Auch die weiteren Schritte waren zunächst schnell organisiert und geplant. Die Themen, die beim Offsite die meisten Stimmen/Befürworter bekommen hatten, schafften es "in die nächste Runde", um dort in weiteren Schleifen besprochen und bearbeitet werden. In den ersten Wochen wurde motiviert daran gearbeitet, erste Ergebnisse zu erzielen und gemeinsam Quick-Wins umzusetzen. Es wurde ein Board eingerichtet, um den Fortschritt zu dokumentieren. Im wöchentlichen Firmen-StandUp sollten die Gruppen darüber berichten und fleißig die Post-Its von links nach rechts schieben. Soweit der Plan ...

Denn die Tickets möglichst schnell voranzubringen gestaltete sich für einige Themen einfacher als für andere. Manche Dinge, so stellen wir relativ schnell fest, müssen trotz großer Selbstverantwortung auch grundlegend gegeben sein. Und hier beginnt für uns als an sich agil denkende Firma der Lernprozess im Bereich "selbstverantwortliches Arbeiten und  (Mit-)Gestalten".

Abbildung 2: Auch wir lieben Planungs-Boards, Backlogs und PostIts!

Die Sache mit der Selbstorganisation

Wir sind uns wohl einig: Verantwortung zu übernehmen behagt nicht jedem gleichermaßen. Das zeigt ein grober Blick auf die arbeitende Bevölkerung: Es gibt Selbstständige und es gibt Angestellte. Sie teilen sich – grob gesprochen – in Menschen auf, die ein höheres Risiko tragen und eigenverantwortlich für ihr Einkommen sorgen und diejenigen, die sich in einem gefühlt sicheren Angestelltenverhältnis wohler fühlen. Man benötigt also im besten Fall selbstverantwortlich, selbstorganisiert agierende Mitarbeiter für alle zu bearbeitenden Themen. Leute, die es motiviert vorantreiben, verfolgen und im besten Falle zum Erfolg führen.

Bei aller Selbstorganisation und Eigenverantwortung darf auch die Rolle der Geschäftsführer nicht außer Acht gelassen werden. Sie tragen die Verantwortung für den wirtschaftlichen Erfolg, zahlen unsere Gehälter, müssen die Ausgaben im Blick haben und verantworten. Viele Dinge lassen sich nicht einfach ohne sie entscheiden. Es benötigt darüber hinaus ein allgemein akzeptiertes Verfahren zur Abstimmung. Wie sollen Regeln und Entscheidungen abgestimmt werden? Sollen dies nur die Kümmerer entscheiden oder wäre es nicht besser, wenn es die gesamte Firma tut? Und wenn dem so ist: Wie trägt man die Erkenntnisse und abzustimmenden Dinge in die ganze Firma; macht diese für jeden entscheidungsfähig transparent?

Hilfreiche Erkenntnisse

Nach wie vor ist dieser Prozess nicht abgeschlossen. Einiges wurde angepackt und umgesetzt, andere Vorhaben und Aufgaben sind im letzten halben Jahr jedoch im Sande verlaufen, werden nicht mehr mit der Motivation der ersten Wochen verfolgt oder wurden vorerst zurückgestellt. Das hat auch viele rein praktische Gründe: das Tagesgeschäft und damit den Kern der Unternehmung betreffend. Andere Dinge sind hingegen so „groß“, dass sie den Rahmen der Unit sprengen und idealerweise direkt von der gesamten Cologne Intelligence Familie angegangen werden sollten; eine Insellösung wäre eher kontraproduktiv. Des Weiteren wurden einige ausgesuchte Themenfelder zu Beginn der Diskussionsrunden schlichtweg unterschätzt und erfordern vielleicht sogar eigene Vollzeitstellen, um sie zu bewältigen.

Agiles Fazit

Wir sind hier bei der CI schon sehr viel weiter im Vergleich zu großen, noch durchweg klassisch geführten Unternehmungen und können nur erahnen, was es dort wohl bedeutet, im Rahmen eines Change Managements Verantwortung an Mitarbeiter zu übertragen.

In der neuen, agilen – und aus meiner Sicht idealen – Arbeitswelt sind intrinsisch motivierte Mitarbeiter, die selbstorganisiert ihr Umfeld gestalten wollen ein unverzichtbares Muss. Die dazu benötigte Haltung, die es erfordert, diese Freiräume aktiv zu nutzen, Dinge auszuprobieren und im Notfall auch wieder zurückzudrehen, müssen in vielen Unternehmen noch wachsen. Aber auch Grundprinzipien und Methoden, wie zum Beispiel eine funktionierende Feedback-Kultur oder einfach das Vertrauen, dass eine Gruppe von Kollegen das Richtige für mich entscheiden wird, fehlen oftmals noch. Es ist eben nicht einfach, einer kleinen Experten-Gruppe nach 30 oder 40 Jahren Command&Control über Nacht selbstverantwortliches Arbeiten zuzugestehen.

Auch das ist ein Learning aus dem beschriebenen Prozess: Selbst wir als gefühlt agiles, schon seit einigen Jahren modern geführtes Unternehmen, können solche Dinge nicht per se von den Mitarbeitern verlangen. Diese Erkenntnis mag wie eine Schwachstelle erscheinen, beinhaltet aber vor allen Dingen die Chance, es künftig besser zu machen: Die Mitarbeiter noch besser abzuholen und ihnen die Bedeutung von Potenzialentfaltung und Veränderungsmanagement besser zu vermitteln. Weiter bestrebt zu sein, neue Wege gehen zu lassen und Dinge einfach weiter auszuprobieren. Die wertvollen Erkenntnisse und Impulse auf dem gemeinsame Weg in dieser Sache nehmen wir dankend mit. Denn stetiges Lernen ist auch ein wichtiger Punkt in der neuen, agilen Arbeitswelt. #wirbleibendran