Interview mit einer Retrospektive

Warum ist die Retrospektive so ein mächtiges Werkzeug? Erfahrt es in dem Interview mit ihr.

Liebe Leser,

dieser Artikel schneidet möglicherweise Wissensgebiete an, die nicht alle im Detail  beleuchtet werden. Da ich lediglich die Retrospektive an sich in den Mittelpunkt stellen möchte, ist dies so beabsichtigt. Beispiele wären die Phasen bei der Durchführung, wie sehen konkrete Inhalte aus, welche Rollen gibt es, was tun wir, wenn wir diese Systemgrenze(n) erreichen, ...

Florian: „Hallo Retrospektive, schön, dass Du da bist! Ich bin Florian und sitze hier auch stellvertretend für mein Team. Die Überschrift leitet das heutige Thema direkt ein, erkläre uns bitte: warum bist Du so wichtig?“

Retrospektive: „Hallo Florian, schön hier zu sein. Ich? Wichtig? Meines Erachtens bin ich das Element, das in einem geschützten Raum die Bühne bietet, sich offen, kritisch und reflektiert auszutauschen, um nächste Schritte abzustimmen. Zudem bin in ja ein in regelmäßigen, kurzen Abständen wiederkehrendes Format und keine einmalige Sache.“

Florian: „Moment mal: offen, kritisch und reflektiert austauschen - passiert das denn nicht im Alltag?“

Retrospektive: „Doch schon, zumindest in den meisten Fällen, allerdings geschieht es da nur sehr eingeschränkt. Stellt Euch einmal vor, Ihr habt etwas zu einem gewissen Zeitpunkt zugesagt. Plötzlich fällt Euch auf, dass diese Idee sich so gar nicht umsetzen lässt. Was macht Ihr dann?“

Florian: „Wir versuchen schnellstmöglich im Team eine Lösung zu erarbeiten, damit wir nicht weiter ausgebremst werden.“

Retrospektive: „Genau, aber nehmt Ihr Euch die Zeit, um anzusehen, wie es zu dieser Situation kommen konnte?

Florian: „Vermutlich nicht, wir möchten ja unsere Zusage einhalten.“

Retrospektive: „Siehst Du, genau das ist der springende Punkt. Es ist gut , dass Ihr eine Lösung gesucht habt, danach auch weitergemacht habt. Jedoch wollen wir nach Möglichkeit nur ein einziges Mal in so eine Situation geraten, oder? Um das strukturiert aufzuarbeiten, bin ich da.“

Florian: „Ich verstehe, also ein extra Zeitfenster, in dem sich alle Involvierten austauschen können, um an Verbesserungen zu arbeiten, so in etwa?“

Retrospektive: „So darfst Du das verstehen, korrekt.“

Florian: „Aber wir können doch nicht die ganze Welt retten! Ein Termin, in dem wir das Arbeiten revolutionieren und verbessern sollen, wie bitte soll das gehen? Das klingt für mich nach Zeitverschwendung, völlig unrealistisch!“

Retrospektive: „Oh, keine Sorge, Du bist nicht der erste Mensch, dem das so geht. Ganz wichtig an dieser Stelle: setzt Euch einen Fokus. Damit möchte ich sagen, dass Euch sicherlich ganz viele und wichtige Themen einfallen werden. Fragt Euch aber bitte, was in der aktuellen Situation am einfachsten zu erreichen ist, oder den vermutlich größten Effekt haben wird. Versucht das zu verbessern."

Florian: „Ja und was ist mit den anderen Punkten? Es ergibt doch keinen Sinn, Ideen um sich zu verbessern zu erarbeiten, und dann nur eine davon, die aktuell als wichtig erachtet wird anzugehen, oder doch?“

Retrospektive: „Durchaus. Zunächst bestreitet ja jeder von uns einen Arbeitsalltag. Dieser ist vor allen Dingen dadurch geprägt, dass wir Aufgaben erledigen. Welcher Natur, ist hierbei völlig irrelevant. Nun möchtet Ihr ja auch verstehen, ob die Idee, die da ausgearbeitet wurde, sinnvoll ist. Deshalb der Fokus auf ein bewusst kleine Veränderungen , um sich zu verbessern.  So kommt Ihr nicht in die Situation, auf zu vielen Hochzeiten tanzen zu müssen oder zu wollen, was Euch ausschließlich Stress bereiten würde.“

Florian: „Nun, aber woher weiß ich, ob uns der ganze Aufwand etwas gebracht hat?“

Retrospektive: „Grundlegend gibt es natürlich ein paar Regeln, die es zu beachten gilt:

• Versucht das Experiment, oder die Veränderung, so klein zu gestalten, dass Ihr bis zur nächsten Retrospektive zu einem Ergebnis gekommen oder zu Erkenntnissen gelangt seid
• Verseht das Experiment mit messbaren Größen. Hier ein paar Beispiele, was das sein könnte:
  - Anzahl der Häufigkeit, wie oft man in einem Büro wirklich zusammengearbeitet hat und nicht nur jeder für sich an seiner Aufgabe. Stichwort: Einzelarbeit gegenüber Pairing oder Mobbing zum Beispiel.
  - Rückgang der Fehlerquote durch das Experiment
• Könnt ihr das Experiment nicht kontrollieren, dann werden die Ergebnisse nicht aussagekräftig sein
• Beobachtet alle Effekte ganz genau, denn auch, wenn man nur positive Absichten durch das Experiment hat, es ist auch wichtig, die negativen Effekte und deren Hergang beschreiben zu können
• Tauscht Euch in der nächsten Retrospektive unbedingt darüber aus und stimmt ab, ob das Thema weiterhin von Wichtigkeit ist oder ob es abgeschlossen ist

Florian: „Ja, aber wenn wir nicht das erreichen, was wir uns erhofft haben, wozu dann das alles?“

Retrospektive: „Ich bin wirklich froh, dass Du all diese Fragen stellst, denn Du bist nicht der Einzige, dem es so ergeht. Im Vordergrund steht hierbei  das Lernen und zwar unabhängig davon, welche Art von Erkenntnis wir erhalten, sei es eben negativ, oder positiv. Beides leitet uns dazu an mit dem Erlernten die Situation zu verändern. Wir fangen an unsere Umgebung besser zu verstehen, Zusammenhänge schneller zu erkennen. Dadurch erreichen wir den Punkt notwendige Änderungen initiieren zu können, um noch weiter voran zu kommen. Stichwort: Systemgrenzen!“

Florian: „Ehrlich gesagt dreht sich mir gerade der Kopf! Experimente… messbar…Systemgrenzen… Verbesserungen… Negativeffekte sind nicht schlecht, sondern gut… wie soll das einer mal so schnell verstehen?“

Retrospektive: „Ich erkenne, dass Du zu diesem Zeitpunkt verstanden hast, dass es um weit mehr geht, als einen einfachen Termin, in dem nur  kurz Verbesserungen besprochen werden. Nein, hier geht es darum, sich kontinuierlich den Herausforderungen der täglichen Arbeit zu stellen und zu überlegen, wie wir diese so gestalten, dass wir reibungslos arbeiten können und uns dabei auch noch verbessern.“

Florian: „Wow, alles super spannend und mächtig viel! Ich würde es für mich gerne nochmals zusammenfassen:

• Du dienst der kontinuierlichen Verbesserung
• Es sollen messbare Experimente/Ideen/Überlegungen durchgeführt werden
• Behaltet die Kontrolle über die Experimente – keine externen Einflüsse
• Wir lernen immer aus den Ergebnissen, unabhängig davon, ob diese positiv, oder negativ waren
• Der Fokus liegt am besten auf einem Experiment, nicht auf vielen gleichzeitig
• Tauscht Euch darüber aus, wann ein Experiment abgeschlossen ist, um die nächste Veränderung anzugehen“

Retrospektive: „So würde ich es im Kern auch zusammenfassen.“

Florian: „Super! Vielen, lieben Dank, dass Du Dir die Zeit genommen und mich unterstützt hast, Dich besser zu verstehen. Ich freue mich schon darauf, das erste Experiment zu starten!“

Nicht selten habe ich schon gehört und erlebt, wie das Format der Retrospektive als wertlos und unnütz abgetan wurde. Hier wurde einfach nicht erkannt, wie wichtig und mächtig dieses Format ist. Fehlen jegliche Offenheit und das Streben nach Veränderung, kann es auch wirklich schmerzhaft sein, so eine Retrospektive durchzuführen, da sich meist keine guten Ergebnisse erarbeiten lassen.

Ich möchte dafür sensibilisieren und darum bitten: nehmt Euch dieses Formats an und macht etwas daraus. IHR seid die treibende Kraft in den Unternehmen, IHR (er)lebt den Alltag und all seine Stolpersteine. Bereitet Euch Euren Weg selbst, indem Ihr anfangt, diesen zu gestalten. Und denkt immer daran: Egal welche Erkenntnis wir gewinnen, sie gibt uns immer die Chance, etwas zu lernen!

Happy Retroing

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