Power BI - Datenanalysen leicht gemacht

Wenn von Digitalisierung gesprochen wird, tritt immer häufiger der Begriff Self-Service BI auf. Dieser beschreibt eine neue Herangehensweise für Datenanalysen, bei der Fachabteilungen durch benutzerfreundliche Tools unabhängig von der IT-Abteilung an Unternehmensdaten gelangen und diese analysieren können. In diesem Beitrag wird Power BI als ein solches Tool mit seinen Komponenten vorgestellt.

Power BI ist eine aus dem Hause Microsoft angebotene Plattform zur Bewältigung von BI-typischen Aufgaben über eine übersichtliche und intuitive Benutzeroberfläche. Neben klassischen Datenanalysen steht vor allem die Erstellung von Reports und Dashboards im Vordergrund. Hierfür bietet Power BI eine Vielfalt an möglichen Datenquellen und Visualisierungsmöglichkeiten an. Des Weiteren lassen sich erstellte Reports und Dashboards sehr einfach teilen und veröffentlichen, sodass alle Beteiligten jederzeit eingebunden werden können.

Komponenten von Power BI

Die Plattform besteht aus mehreren Komponenten, die in ihrer Gesamtheit eine Grundlage für erfolgreiche Projekte im Rahmen der Digitalisierung bilden:

Power BI Desktop:

Lokale Anwendung zur Erstellung von Reports. Hierüber können unterschiedlichste Datenquellen angebunden, Daten transformiert und Visualisierungen erstellt werden.

Power BI Service:

Cloudbasierter Online-Dienst zur Verarbeitung von Reports zu Dashboards und der Freigabe an Personen und Unternehmen.

Power BI Mobile:

Geräte, die mit iOS, Android oder Windows 10 ausgerüstet sind, können über eine App mit Berichten und Dashboards interagieren.

Power BI Gateways:

Softwareanwendung zur Überwachung und Steuerung der Datenzugriffe in einem lokalen Netzwerk, um sichere Verarbeitung in Power BI zu garantieren.

Power BI Embedded:

Diese Komponente ermöglicht die Einbindung von Visuals, Reports und Dashboards in individuelle, unabhängige Anwendungen.

Power BI Report Server:

Lokaler Report Server mit Webportal zur Anzeige und Verwaltung von Reports und KPIs.

Power BI Visual Marketplace:

Web-Plattform zum Austausch benutzerdefinierter Visuals, die in Power BI importiert werden können.

Varianten der Datenverbindung in Power BI

In Power BI gibt es mehrere Varianten der Datenverbindung, um unterschiedlichen Anforderungen gerecht zu werden:

In Memory:

Hierbei werden importierte Daten so komprimiert, dass auch große Datenmengen verarbeitet werden können. Power BI beinhaltet einen eigenen Analysis Service für die Verknüpfung von importierten Daten und für die Erstellung eines Datenmodells. Außerdem lassen sich die Daten mit Funktionen der Formelsprache „Data Analysis Expressions“ (DAX) weiter aufbereiten. Die Daten werden dabei im Arbeitsspeicher vorgehalten, wodurch das Erstellen und Interagieren mit Visualisierungen sehr schnell abläuft.

Direct Query:

Bei dieser Variante sind keine Daten in Power BI vorhanden. Die Daten werden beim Erstellen oder Interagieren mit einer Visualisierung direkt von der Datenquelle abgefragt, sodass das Modell in Power BI sehr klein bleibt. Bei dieser Variante stehen allerdings nicht alle Funktionen zur Verfügung.

Live Connection:

Diese Verbindung gelingt mit einer SQL Server Analysis Services (SSAS) Datenbank und sorgt für das direkte Auslesen von Daten. Die Grundlage ist das SSAS Modell, sodass in Power BI kein Datenmodell angelegt wird und nur eingeschränkt Transformationen vorgenommen werden müssen. Der Fokus liegt somit vollständig auf der Erstellung von Visualisierungen. Je besser das SSAS Modell, desto besser die Performance in Power BI.

Typischer Ablauf der Datenverbindung mit Power BI

Datenverbindung mit Power BI: So sieht ein typischer Ablauf aus

Zu Beginn werden die Daten aus unterschiedlichen Datenquellen im Power BI Desktop gesammelt. Danach erfolgen dort Transformationen, um ein optimales Datenmodell für Visualisierungen zu erhalten. Hier verbirgt sich mit DAX eine der größten Stärken von Power BI. Mit dieser Formelsprache können benutzerdefinierte Berechnungen für Spalten oder Felder definiert werden. DAX-Formeln sind den Formeln in Excel sehr ähnlich und eine Vielfalt an Funktionen bietet die Möglichkeit bisher unbekannte Informationen aus den Daten zu gewinnen. Aus dem daraus resultierenden Datenmodell werden im nächsten Schritt Visualisierungen erstellt, die in Reports zusammengeführt werden können. Meist wird ein Report für einen Geschäftsbereich verwendet, sodass mehrere Reports entstehen. Nach der Veröffentlichung zum Power BI Service lassen sich Dashboards erstellen und freigeben. Mithilfe von Power BI Mobile kann mit Dashboards über Smartphones oder Tablets interagiert werden und Power BI Embedded ermöglicht die Einbindung von Dashboards in selbstentwickelte Anwendungen.

Vorteile von Power BI

Durch die übersichtliche und intuitive Benutzeroberfläche ergeben sich viele neue Nutzergruppen, sodass die Datenanalysen nicht mehr ausschließlich von der IT-Abteilung durchgeführt werden können. Die IT-Abteilung kann sich auf die Verfügbarkeit der Datenquellen und die Verwaltung von Zugriffen konzentrieren, da die Analysen nun direkt in den Abteilungen erzeugt werden. Die Abteilungen setzen sich nun viel genauer mit den Daten auseinander und gelangen so zu aussagekräftigeren Ergebnissen als bisher. Durch Power BI Mobile und Power BI Embedded lassen sich Dashboards auch unterwegs betrachten, was im Zuge der Digitalisierung immer wichtiger ist.

Was Sie bei der Verwendung von Power BI beachten müssen

Bei der Verwendung von Power BI müssen allerdings auch ein paar Dinge beachtet werden. Monatliche Updates bringen immer neue Verbesserungen, jedoch können diese auch zu Veränderungen in der Nutzung der Komponenten führen. Der produktive Einsatz von Power BI im Unternehmensumfeld ist nur über kostenpflichtige Pro-Lizenzen möglich, da nur mit der Lizenz Dashboards von der Öffentlichkeit ferngehalten werden können.